Los gastos profesionales en un desplazamiento
La gestión de los gastos en viajes de negocios está bien regulada. En primer lugar, por la política de gastos de la propia empresa que, por ejemplo, fija los límites de reembolso. Por otro lado, estos gastos también los controla la normativa, que fija un importe de dietas por kilometraje, los reembolsos prestablecidos y las condiciones para la recuperación del IVA. “En general, al empleado se le reembolsan los gastos razonables en los que ha incurrido durante su viaje”, subraya Jean-Noël Lau Keng Lun, director de marketing en Egencia, empresa especializada en la gestión de viajes. “Por ejemplo, no más de 30 dólares por un almuerzo en Nueva York o 120 euros en un hotel en Francia. Si los empleados se pasan del límite, siempre será el director quien decida si reembolsa total o parcialmente, y, sobre todo, la cantidad exacta”, afirma Dan Fitzgerald, director productivo de Traveldoo, una empresa que desarrolla herramientas web y móviles para gestionar los viajes y gastos de empresas.
Cómo establecer la cantidad reembolsable al empleado
Algunas empresas optan por reembolsar los gastos incurridos sobre la base de importes máximos, siempre con una factura que los justifique. Así, la empresa devuelve al empleado la suma exacta que está marcada en la nota de gastos realizada por el trabajador.
Por otro lado, otras empresas optan directamente por ofrecer una cantidad fija (y establecida previamente) según el viaje (destino, duración, transporte, etc.).
Gastos que las empresas no cubren en los desplazamientos
Como es lógico, los gastos personales no pueden ser reembolsados por la empresa. Así, llevar a casa un juguete de recuerdo para su hijo, ver una película de pago en el hotel o ir a ver una exposición en un museo son gastos que las empresas no contemplan en su tesorería.
Sin embargo, la línea que separa los intereses privados y los de la empresa no siempre está clara. Lo importante es que el gasto esté justificado por el interés de la empresa. Así, los gastos suntuosos realizados para obtener un contrato de varias decenas de millones de euros podrían estar perfectamente justificados.
El problema en el departamento de contabilidad
Aunque la gran mayoría de los empleados rellena sus notas de gastos con honestidad, existen abusos (un 15% según las estimaciones más comunes), especialmente en las pequeñas empresas. Entre los fraudes más frecuentes, hacer pasar una comida entre colegas por una comida de negocios o inflar el número de kilómetros recorridos en un desplazamiento.
Además del fraude, el error humano es también una gran preocupación para las cuentas de la empresa. Un empleado puede introducir datos incorrectos o repetir una petición de reembolso. Por ello, muchas empresas optan por el uso de herramientas digitales para gestionar sus notas de gastos con Expensya, por ejemplo.
Otras situaciones problemáticas son las normas internas poco conocidas o demasiado complicadas. Por ello, cuando más clara sea la política de gastos en viajes de negocios, mejor podrá cumplir las normas el empleado de la empresa. De hecho, según la agencia de viajes de negocios BCD Travel, las empresas podrían ahorrar un 15% si aplicaran mejor su política para este tipo de gastos. En algunos casos, para evitar problemas, los empresarios prefieren gestionar ellos mismos los viajes de sus empleados.